Version 2022.1 valable du 24/1/2022 jusqu'au 30/6/2022

Objectif

COPRO établit des organes de concertation sectoriels pour la gestion technique générale de la certification dans les différents domaines dans lesquels celle-ci est organisée. Ces organes sont chargés de la gestion et de la supervision de la certification dans un secteur spécifique. Ces organes sont composés de toutes les parties qui ont un intérêt démontrable dans la gestion de la certification dans le secteur concerné et représentent cet intérêt de manière représentative.

Dans le cadre de la certification sous les marques COPRO, COPRO.EXE et NTMB, ces organes de concertation sont appelés ‘conseils consultatifs’. Dans le cadre de la certification BENOR, ces organes de concertation sont appelés ‘commissions sectorielles’. Les compétences, les principes de composition et le fonctionnement des deux sont identiques.

COPRO adresse un courrier à toutes les parties susmentionnées. Il leur est demandé de désigner leurs représentants pour faire partie du conseil consultatif ou de la commission sectorielle, conformément à ce qui est stipulé ci-dessous.

Tâches

Un conseil consultatif ou une commission sectorielle donne des conseils non contraignants à l’organisme de certification à propos des principes de fonctionnement techniques et scientifiques sur la base de normes, règlements et conventions en vigueur.

Les questions techniques générales relatives à la gestion de la certification sont traitées par un conseil consultatif ou une commission sectorielle.

Dans le contexte de la proportionnalité matérielle, il doit toujours être bien justifié pourquoi un conseil consultatif inclut certaines exigences dans les documents de certification.

En particulier, font partie des compétences d’un conseil consultatif ou d’une commission sectorielle :

  • l’examen de tous les sujets techniques généraux qui lui sont soumis,
  • la conception des documents de référence dans le cadre de la certification,
  • la conception des règlements dans le cadre de la certification,
  • la détermination de la période transitoire applicable à l’application des documents de référence et des règlements modifiés,
  • la soumission de ces documents à la ratification par l’organe d’administration de COPRO.

Dans le cas de documents qui ne sont pas ratifiés par l’organe d’administration de COPRO, la raison du refus doit être transmise au conseil consultatif ou à la commission sectorielle. Ce conseil consultatif ou cette commission sectorielle examine ces motifs, les analyse et modifie éventuellement le document. Le document ne peut être rendu exécutoire qu’à partir de ce moment-là.

Composition

L’impartialité de chaque conseil consultatif ou commission sectorielle est garantie par le fait qu’il est composé des quatre groupes suivants, et qu’il dispose respectivement des pourcentages de voix repris ci-après :

  • les institutions publiques : 30 %,
  • les utilisateurs (certification de produit) ou les exécutants (certification d’exécution) : 30 %,
  • les producteurs : 30 %,
  • les experts : organismes de recherche, de normalisation, de certification et d’inspection : 10 %.

Cette composition de base ne s’applique qu’aux produits ou exécutions dont les utilisateurs ou exécutants et les producteurs n’appartiennent pas au même groupe.

Dans le cas contraire, la répartition se fait comme suit :

  • les institutions publiques : 40 %,
  • les producteurs et les utilisateurs (certification de produit) ou les exécutants (certification d’exécution) : 40 %,
  • les experts : organismes de recherche, de normalisation, de certification et d’inspection : 20 %.

COPRO a le droit de modifier la composition du conseil consultatif ou de la commission sectorielle.

Adhésion

La composition d'un conseil consultatif ou d’une commission sectorielle est nominative, tout comme celle du suppléant.

Seuls les représentants enregistrés (= membres effectifs et/ou leurs remplaçants) et éventuellement les experts invités par le conseil consultatif ou la commission sectorielle peuvent participer.

L’acceptation de l’adhésion d’un conseil consultatif ou d’une commission sectorielle est réputée impliquer l’acceptation par la personne concernée des règles énoncées dans le présent document concernant le fonctionnement du conseil consultatif ou de la commission sectorielle.

L’adhésion prend fin de la façon suivante :

  • lorsque le délégué ou la personne morale pour qui il travaille, donne sa démission à COPRO,
  • par une démission effective suite à un décès ou à une indisponibilité permanente du représentant même ou par la faillite ou la cessation d’activité de la personne morale pour laquelle il travaille,
  • en raison de l’exclusion par COPRO pour une raison valable ou du non-respect de ces règles, la personne concernée ayant cependant eu l’occasion de se justifier par écrit, et éventuellement aussi oralement, après que COPRO l’y ait invité par lettre recommandée motivée.

Chaque conseil consultatif est présidé par le président ou, en son absence, par le vice-président. S’ils sont tous les deux absents, le secrétaire présidera le conseil consultatif ou la commission sectorielle.

Le président et le vice-président sont élus parmi les membres du conseil consultatif ou de la commission sectorielle, pour une période de 3 ans. À l’issue de cette période, un nouveau président ou vice-président est élu ou le mandat est renouvelé par tacite reconduction pour une période de 3 ans.

Les membres d’un conseil consultatif ou d’une commission sectorielle exercent un mandat non rémunéré et, dans la mesure où ils agissent dans le cadre des tâches décrites ici et de l’objectif désintéressé de COPRO, n’assument aucune obligation personnelle.

COPRO est habilité à fixer le nombre maximum de représentants par groupe.

Un conseil consultatif ou une commission sectorielle peut se faire assister par des experts ou des observateurs, qui n’ont pas droit au vote.

En ce qui concerne COPRO, au moins le Certification Manager, ou le Unit Manager participe aux réunions du conseil consultatif ou de la commission sectorielle.

Les noms de tous les participants, ainsi que la qualité en laquelle ils participent à la réunion, sont enregistrés, soit via la liste de présence, soit via la liste de présence électronique dans l’application prévue pour l’organisation de la réunion numérique à distance (téléconférence). Par sa présence, le représentant déclare son accord avec cette procédure.

COPRO peut prévoir la possibilité pour les représentants du conseil consultatif ou de la commission sectorielle de participer non seulement à une réunion présentielle, mais aussi à une réunion numérique à distance (téléconférence).

Fréquence

Un conseil consultatif ou une commission sectorielle se réunit après convocation par le président ou par au moins deux membres du conseil consultatif ou de la commission sectorielle ou par le secrétariat, ou encore à la date fixée par le conseil consultatif ou la commission sectorielle. Dans le cas de conseils consultatifs ou de commissions sectorielles ne se réunissent pas fréquemment, l'opportunité d'une réunion doit être vérifiée avec tous les membres au moins une fois tous les deux ans.

Répartition des votes

Un conseil consultatif ou une commission sectorielle ne peut valablement délibérer que si au moins trois groupes sont représentés. Les décisions du conseil consultatif ou de la commission sectorielle sont prises par consensus. Si cela n’est pas possible, les décisions sont prises à la majorité simple. En cas de partage des voix, c’est le président qui décide.

Par défaut, les votes sont répartis comme suit :

  • Chaque groupe ne dispose que d’une seule voix, équivalente à 40, 30, 20 ou 10 % comme indiqué ci-dessus.
  • En cas d’égalité des voix au sein de 1 groupe, celui-ci s’abstient (si p. ex. les producteurs s’abstiennent, les autres groupes voteront à concurrence de 70 % des votes au lieu de 100 %).

Ordre du jour

Les convocations aux réunions, éventuellement accompagnées de l’ordre du jour, sont adressées aux membres du conseil consultatif ou de la commission sectorielle, et ce au moins dix jours calendriers avant la date de la réunion, sauf urgence ou si la date a été fixée lors d’une précédente réunion.

Tous les documents qui doivent être soumis à l’approbation du conseil consultatif ou de la commission sectorielle constituent un point inscrit à l’ordre du jour des réunions.

Rapports

COPRO assure le secrétariat des conseils consultatifs ou des commissions sectorielles.

Dans les vingt jours ouvrables suivant la date d'une réunion, le procès-verbal de cette réunion est envoyé à tous les membres.
Si aucune observation n’est faite sur le rapport dans les 10 jours ouvrables, celui-ci est considéré comme approuvé.

Les membres du conseil consultatif ou de la commission sectorielle peuvent également être consultés par lettre circulaire (courriel).
Si une approbation est requise, elle se déroule de la même manière que lors d'une réunion, étant entendu que les membres qui ne répondent pas sont supposés accepter la proposition soumise. La circulaire est rédigée dans ce sens.
Le rapport de la consultation est envoyé à tous les membres dans les vingt jours ouvrables après la clôture de la consultation.
Le CEO doit rendre compte à l’organe d’administration des activités des conseils consultatifs et des commissions sectorielles.

Vie privée

Lorsque tous les membres ont marqué leur d’accord, la réunion numérique à distance (téléconférence) (image et son) peut être enregistrée. Dans ce cas, les membres seront informés avant le début de l’enregistrement. L'image et l'enregistrement sonore de la téléconférence seront stockés par COPRO pour une durée maximale de 3 mois et ne seront utilisés par le rapporteur que pour rédiger le rapport. Tous les membres des conseils consultatifs ou des commissions sectorielles s’engagent à ne pas diffuser les images et les enregistrements sonores de la téléconférence tant en interne qu’en externe.

Cette procédure est mentionnée dans l’ordre du jour de la réunion.

Dispositions spécifiques uniquement pour les commissions sectorielles

L’ASBL BENOR confie la marque BENOR à des organisations sectorielles (OSO) qui gèrent la marque BENOR et en supervisent l’utilisation, appliquée aux produits, processus ou services d’un secteur bien défini.

Au sein de l’OSO, des commissions sectorielles sont créées et sont compétentes pour la gestion et la supervision de l’utilisation de la marque BENOR dans un secteur bien défini.

Les commissions sectorielles compétentes décident par consensus de l’introduction de la marque BENOR pour un certain produit, processus ou service dans le secteur pour lequel elle est désignée, elles rédigent les documents techniques de référence sur lesquels la marque BENOR est basée, elles contrôlent le fonctionnement des règlements de certification et elles supervisent la certification, qui peut être partiellement ou entièrement confiée à un ou plusieurs OCI.

Les documents de référence et les règlements élaborés par la commission sectorielle sont entérinés par l’organe d’administration et ensuite soumis à l’ASBL BENOR.