Versie 2022.1 geldig van 24/1/2022 tem 30/6/2022
Doel
COPRO richt sectorale overlegorganen op voor het algemeen technisch beheer van de certificatie in de verschillende domeinen waarin die wordt georganiseerd. Deze organen zijn bevoegd voor het beheer van en het toezicht op de certificatie in een welbepaalde sector. Deze organen worden samengesteld uit alle partijen die een aantoonbaar belang hebben bij het beheer van de certificatie in de betrokken sector en dat belang op een representatieve wijze vertegenwoordigen.
In het kader van certificatie onder het COPRO-, COPRO.EXE- en NTMB-merk worden deze overlegorganen ‘adviesraden’ genoemd. In het kader van certificatie onder het BENOR-merk worden deze overlegorganen ‘sectorale commissies’ genoemd. De bevoegdheden, samenstellingsprincipes en werking van beide zijn identiek.
COPRO richt een schrijven aan alle bovenvermelde partijen. Daarin wordt hen gevraagd, hun vertegenwoordigers af te vaardigen, om zitting te hebben in de betreffende adviesraad of sectorale commissie, overeenkomstig hetgeen hierna wordt bepaald.
Taken
Een adviesraad of sectorale commissie geeft een niet-bindend advies aan de certificatie-instelling over de wetenschappelijke en technische werkingsprincipes op basis van de geldende normen, reglementen en overeenkomsten.
De algemene technische aangelegenheden die behoren tot het beheer van de certificatie, worden door een adviesraad of sectorale commissie behandeld.
In het kader van de materiële proportionaliteit moet steeds goed gemotiveerd worden waarom een adviesraad bepaalde eisen opneemt in de certificatiedocumenten.
In het bijzonder behoren tot de bevoegdheid van een adviesraad of sectorale commissie:
- de behandeling van alle algemene technische onderwerpen die hen worden voorgelegd,
- het ontwerpen van referentiedocumenten in het kader van de certificatie,
- het ontwerpen van reglementen in het kader van de certificatie,
- vastleggen welke overgangstermijn van toepassing is bij het toepasselijk maken van gewijzigde referentiedocumenten en reglementen,
- het ter bekrachtiging voorleggen van die documenten aan het bestuursorgaan van COPRO.
Bij documenten die door het bestuursorgaan van COPRO niet bekrachtigd worden, moet de reden van weigering doorgegeven worden aan de adviesraad of sectorale commissie. Deze adviesraad of sectorale commissie bekijkt deze redenen, bespreekt en past het document eventueel aan. Het document kan vanaf dan van toepassing gesteld worden.
Samenstelling
De onpartijdigheid van iedere adviesraad of sectorale commissie wordt gewaarborgd doordat hij is samengesteld uit vertegenwoordigers van de volgende vier groepen, respectievelijk beschikkend over de volgende stemmenpercentages:
- de openbare instellingen: 30 %,
- de gebruikers (productcertificatie) of uitvoerders (uitvoeringscertificatie): 30 %,
- de producenten: 30 %,
- de experten: onderzoeks-, normerende, certificerende en keurende instellingen: 10 %.
Deze principiële samenstelling geldt alleen voor producten of uitvoeringen waarvan de gebruikers of uitvoerders en de producenten niet tot dezelfde groep behoren.
In het andere geval is de verdeling:
- de openbare instellingen: 40 %,
- de producenten en de gebruikers (productcertificatie) of uitvoerders (uitvoeringscertificatie): 40 %,
- de experten: onderzoeks-, normerende, certificerende en keurende instellingen: 20 %.
COPRO heeft het recht de samenstelling van de adviesraad of sectorale commissie te wijzigen.
Lidmaatschap
Het lidmaatschap van een adviesraad of sectorale commissie is nominatief, evenals dat van de plaatsvervanger.
Enkel de geregistreerde vertegenwoordigers (= effectieve leden en/of hun plaatsvervangers) en de eventueel door de adviesraad of sectorale commissie uitgenodigde deskundigen mogen deelnemen.
De aanvaarding van het lidmaatschap van enige adviesraad of sectorale commissie wordt geacht in hoofde van de betrokken persoon de aanvaarding in te houden van de regels die hierin zijn uiteengezet met betrekking tot de werking van de adviesraad en sectorale commissie.
Het lidmaatschap eindigt op de volgende wijze:
- door de indiening van ontslag aan COPRO door de afgevaardigde zelf of door de rechtspersoon waarvoor hij werkzaam is,
- door een feitelijk ontslag ingevolge overlijden of blijvende onbeschikbaarheid van de afgevaardigde zelf of door faillissement of staking van activiteit van de rechtspersoon waarvoor hij werkzaam is,
- door de uitsluiting door COPRO omwille van een gegronde reden of de niet-naleving van deze regels, waarbij nochtans aan de betrokkene eerst de gelegenheid wordt gegeven zich schriftelijk en eventueel ook mondeling te verantwoorden, na hiertoe door COPRO te zijn uitgenodigd in een met redenen omkleed aangetekend schrijven.
Iedere adviesraad wordt voorgezeten door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter. Indien beide afwezig zijn zit de secretaris de adviesraad of sectorale commissie voor.
De voorzitter en ondervoorzitter worden verkozen onder de leden van de adviesraad of sectorale commissie, voor een periode van 3 jaar. Na afloop van deze periode wordt een nieuwe voorzitter of ondervoorzitter verkozen of wordt het mandaat stilzwijgend verlengd voor een periode van 3 jaar.
De leden van een adviesraad of sectorale commissie oefenen een onbezoldigd mandaat uit en nemen voor zover zij handelen binnen de hierin omschreven taken en het belangeloos doel van COPRO geen enkele persoonlijke verplichting op zich.
COPRO is gerechtigd het maximum aantal vertegenwoordigers per groep vast te leggen.
Een adviesraad of sectorale commissie mag zich laten bijstaan door deskundigen of waarnemende leden, die niet stemgerechtigd zijn.
Voor COPRO neemt minstens de Certification of Unit Manager deel aan de vergaderingen van de adviesraad of sectorale commissie.
De namen van alle deelnemers, alsook de hoedanigheid waarin zij deelnemen aan de vergadering worden geregistreerd, ofwel via de aanwezigheidslijst, ofwel via de elektronische aanwezigheid in de applicatie voor de digitale vergadering. Door zijn/haar aanwezigheid verklaart de vertegenwoordiger zich akkoord met deze procedure.
COPRO kan de mogelijkheid voorzien dat vertegenwoordigers van de adviesraad of sectorale commissie niet enkel fysiek kunnen deelnemen aan een vergadering, maar ook digitaal.
Frequentie
Een adviesraad of sectorale commissie vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of door ten minste twee leden van de adviesraad of sectorale commissie of door het secretariaat, of vergadert op de door de adviesraad of sectorale commissie zelf vastgelegde datum. Bij adviesraden of sectorale commissies die niet frequent plaatsvinden moet minstens 1 maal om de 2 jaar bij alle leden afgetoetst worden of een vergadering gewenst is.
Stemverdeling
Een adviesraad of sectorale commissie kan slechts geldig beraadslagen indien minstens drie groepen vertegenwoordigd zijn.
De beslissingen van de adviesraad of sectorale commissie worden genomen bij consensus. Indien dit niet mogelijk is worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.
De stemverdeling is standaard als volgt:
- Elke groep brengt slechts 1 stem uit, ter waarde van 40, 30, 20 of 10 %, zoals hierboven aangegeven.
- Bij staking van de stemmen binnen 1 groep onthoudt de groep zich (indien vb. de producenten zich onthouden, dan zullen de andere groepen een stem uitbrengen t.o.v. 70 % i.p.v. 100 %).
Agenda
De uitnodigingen tot de vergaderingen worden, eventueel samen met de agenda, verstuurd naar de leden van de adviesraad of sectorale commissie ten minste tien kalenderdagen vóór de datum van de vergadering, tenzij bij hoogdringendheid of tenzij de datum is vastgelegd in een vorige vergadering.
Alle documenten die aan de adviesraad of sectorale commissie ter goedkeuring dienen voorgelegd te worden, vormen een vast onderwerp van de agenda van de vergaderingen.
Verslaggeving
COPRO neemt het secretariaat van de adviesraden of sectorale commissies waar.
Binnen de twintig werkdagen na de datum van een vergadering, wordt het verslag van die vergadering aan alle leden verstuurd. Indien binnen de 10 werkdagen geen opmerkingen op het verslag worden gegeven, wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd.
De leden van de adviesraad of sectorale commissie kunnen ook per rondschrijven (e-mail) worden geconsulteerd. Indien een goedkeuring is vereist, gebeurt dit analoog als tijdens een vergadering met dien verstande dat leden die niet reageren, worden verondersteld akkoord te gaan met het voorgelegde voorstel. Het rondschrijven wordt in die zin opgesteld. Binnen de twintig werkdagen na het afsluiten van de consultatie, wordt het verslag van de consultatie aan alle leden verstuurd. De CEO brengt bij het bestuursorgaan verslag uit over de werkzaamheden van de adviesraden en sectorale commissies.
Privacy
Wanneer alle leden zich akkoord verklaren, kan de vergadering (beeld en geluid) worden opgenomen. De leden worden in dat geval verwittigd voor het starten van de opname. De beeld- en geluidsopname wordt gedurende maximaal 3 maanden opgeslagen door COPRO en wordt enkel gebruikt door de verslaggever om het verslag op te maken. Alle leden van de adviesraden of sectorale commissies verbinden zich ertoe deze beeld- of geluidsopname in geen enkel geval intern of extern te verspreiden.
Naar deze procedure wordt verwezen in de dagorde voor de vergadering.
Specifieke bepalingen enkel voor sectorale commissies
Door de vzw BENOR wordt het BENOR-merk toevertrouwd aan sectorale organisaties (OSO) die het BENOR-merk beheren en toezicht houden op het gebruik ervan, toegepast op de producten, processen of diensten van een welomschreven sector.
In de schoot van de OSO worden sectorale commissies opgericht die bevoegd zijn voor het beheer en het toezicht op het gebruik van het BENOR-merk in een welbepaalde sector.
De bevoegde sectorale commissie oordeelt in consensus over de invoering van het BENOR-merk voor een bepaald product, proces of dienst in de sector waarvoor deze aangeduid is, stellen de technische referentiedocumenten op waarop het BENOR-merk gebaseerd is, bewaken de werking van de certificatiereglementen en voeren toezicht uit op de certificatie, die desgevallend geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed aan één of meerdere OCI’s.
De door de sectorale commissie opgemaakte referentiedocumenten en reglementen worden door het bestuursorgaan bekrachtigd en vervolgens ingediend bij VZW BENOR.