Le fait que COPRO se soit pleinement engagé sur la voie de la numérisation n’est pas nouveau.
Depuis 2016, COPRO est déterminé à monter dans le train du numérique. Nous avons commencé à numériser certaines de nos tâches administratives et certains documents, dont nos formulaires de demande.
Fin 2017, un projet pilote a été lancé dans le secteur des produits bitumineux et connexes concernant la numérisation des rapports d’inspection COPRO. Entre-temps, tous les rapports dans lesquels COPRO intervient en tant qu’organisme de certification sont rédigés et envoyés par voie électronique.
Étant donné que COPRO travaille aussi en sous-traitance pour d’autres organismes de certification en Belgique et aux Pays-Bas, ces organismes ne peuvent évidemment pas rester à la traîne et doivent eux aussi embarquer dans le train du numérique.
À partir du 01/11/2019, nous allons distribuer tous nos rapports d’inspection sous forme numérique. Nos petites imprimantes mobiles vont disparaître définitivement !
Concrètement, cela signifie que tous les rapports et annexes sont envoyés en format PDF par e-mail et ne sont plus imprimés et signés. Le mail envoyé sert de preuve de la remise du rapport par l’inspecteur ou l’auditeur. Pour obtenir ces adresses e-mail, nous avons contacté les titulaires de certificats ou les demandeurs. Ce traitement numérique constitue en effet une dérogation aux règlements. Une liste de ces adresses e-mail est ensuite établie pour chaque dossier. Cette liste est utilisée pour transmettre le rapport d’inspection ou d’audit à la fin de l’inspection ou de l’audit.
L’endroit où la signature était apposée auparavant est à présent remplacé sur le rapport ainsi que dans le mail d’accompagnement par une phrase standard indiquant que le producteur dispose de 5 jours ouvrables pour soumettre ses remarques à l’organisme de certification concerné. Le producteur ne peut en effet plus compléter la case prévue à cet effet sur l’ancien rapport papier. La numérisation est non seulement un processus continu, mais aussi une étape importante dans la sauvegarde de la forêt tropicale et marque la fin de l’ère du papier pour COPRO.
