Dat COPRO volop inzet op digitalisering is ondertussen geen nieuws meer.
Sinds 2016 is COPRO vastberaden de digitale trein opgestapt. We zijn gestart met enkele van onze administratieve taken en documenten te digitaliseren waaronder onze aanvraagformulieren.
Eind 2017 werd er een proefproject gelanceerd bij de sector bitumineuze en aanverwante producten voor wat betreft het digitaliseren van COPRO-inspectieverslagen. Ondertussen worden alle verslagen waar COPRO optreedt als certificatie-instelling elektronisch opgemaakt en verstuurd.
Aangezien COPRO ook in onderaanneming werkt voor andere certificatie-instellingen in België en Nederland, kunnen deze organismen uiteraard niet achterblijven om mee op de digitale trein te springen.
Vanaf 01/11/2019 gaan we dus al onze inspectieverslagen digitaal verdelen. Hiermee verdwijnen onze mobiele printertjes definitief!
Concreet betekent dit dat alle verslagen en bijlagen in pdf-formaat via email worden bezorgd en niet langer worden uitgeprint en ondertekend. De verzonden email dient als bewijs van aflevering van het verslag door de inspecteur of auditor. Om deze emailadressen te verzamelen, werden de certificaathouders of aanvragers aangeschreven. Deze digitale behandeling is immers een afwijking op de reglementen. Per dossier wordt er vervolgens een lijst opgemaakt met deze emailadressen. Die lijst wordt uiteindelijk gebruikt voor het verzenden van het inspectie- of auditverslag op het einde van de inspectie of audit.
De plaats waar de handtekening vroeger werd gezet, wordt nu zowel op het verslag als in de bijgaande mail vervangen door een standaardzin waarin staat vermeld dat de producent 5 werkdagen tijd heeft om opmerkingen over te maken aan de desbetreffende certificatie-instelling. De producent kan dit nu immers niet langer invullen in het voorziene vak op het vroegere papieren verslag. Digitalisatie is niet alleen een continu proces maar ook een belangrijke stap in het redden van het regenwoud en zo neemt COPRO stilletjes aan afscheid van het papieren tijdperk.
