COPRO attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique de confidentialité décrit comment nous protégeons vos données personnelles et à qui vous pouvez vous adresser pour obtenir des informations complémentaires ou pour exercer vos droits légaux.
Si vous nous fournissez également des données personnelles de tiers, tels que vos employés ou les personnes de contact du maître d’ouvrage et/ou de l’entrepreneur, vous devez également informer ces tiers de notre politique de confidentialité avant de nous fournir les données personnelles de ces personnes.
1. Le responsable du traitement
L’entité juridique qui traite vos données à caractère personnel et détermine les fins et les moyens pour ce traitement est l’asbl COPRO. COPRO asbl a son siège social à Z.1 Researchpark, Kranenberg 190, 1731 Zellik. COPRO asbl est enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises de Belgique sous le numéro 0424.377.275.
Ci-après, nous désignons l’asbl COPRO par « nous », « notre » ou « COPRO ».
2. Objectifs et base juridique du traitement
COPRO traite les données personnelles aux fins suivantes :
a) traitement des données personnelles des demandeurs d’un certificat, des titulaires de certificats et de leurs personnes de contact (telles que le responsable de l’autocontrôle et le gestionnaire ou l’utilisateur invité de MyCOPRO) aux fins de la fourniture des services de certification et de contrôle de COPRO, de la communication avec les (candidats-)titulaires de certificats dans le cadre de ces services, ainsi qu’aux fins légalement requises liées à cet objectif ;
b) traitement des données personnelles des visiteurs du site Internet demandant une réception par lot, des personnes de contact du lieu de vérification et du chantier et (des personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur, du bureau d’études et de l’autorité adjudicatrice ou de surveillance dans le but d’effectuer la réception par lot et, dans le cadre de ce service, de la communication avec les personnes en question ;
c) traitement des données personnelles des visiteurs du site Internet demandant un contrôle renforcé de la production, des personnes de contact du chantier et (des personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur, du bureau d’études dans le but d’effectuer le contrôle renforcé de la production et, dans le cadre de ce service, de la communication avec les personnes en question ;
d) traitement des données personnelles des visiteurs du site Internet qui remplissent la page de contact (« Contactez-nous ») dans le but de répondre à leur(s) question(s) ;
e) traitement des données personnelles des utilisateurs du portail MyCOPRO et des visiteurs du site Internet à des fins de marketing direct, notamment pour envoyer aux parties intéressées la lettre d’information COPRO et/ou pour les inviter à des événements ;
f) traitement des données personnelles (de la personne de contact) du donneur d’ordre, de l’entrepreneur, du centre de stockage provisoire (tels que le Donneur d’ordre DIGITAR, l’Entrepreneur DIGITAR, le Gestionnaire de certificats DIGITAR et l’Utilisateur Invité du Centre de stockage provisoire de MyCOPRO - DIGITAR) dans le but de fournir les services de certification et de contrôle de COPRO, la communication avec le donneur d’ordre, l’entrepreneur, le centre de stockage provisoire dans le cadre de ces services, ainsi que pour des finalités légales liées à cet objectif;
g) en ce qui concerne les experts en inventaire amiante certifiés : outre le traitement visé au point a), également le traitement de données personnelles dans le but d’informer les experts en inventaire amiante de leurs obligations en matière de formation continue afin de les aider à éviter les sanctions.
En outre, par le biais du site Internet et des outils y proposés, tels que MyCOPRO, nous pouvons utiliser des cookies. Pour plus d’informations, nous vous renvoyons à la politique en matière de cookies publiée sur le site Internet (Cookie policy) et à la fenêtre pop-up.
La base juridique de ces traitements est respectivement :
a) Pour le traitement des données personnelles des (personnes de contact des) demandeurs d’un certificat et des titulaires de certificats :
- La nécessité d’exécution de l’accord avec les titulaires de certificats, et/ou
- l’intérêt légitime poursuivi par nous et par les demandeurs d’un certificat et les titulaires de certificats pour organiser l’exécution de nos services et communiquer entre nous à ce sujet. Compte tenu de l’utilisation limitée de vos coordonnées, nous pensons que votre intérêt ou vos droits fondamentaux en matière de vie privée ne l’emportent pas sur l’intérêt susmentionné. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez nous le faire savoir (voir titre 8).
b) Pour le traitement des données à caractère personnel des experts en inventaire amiante certifiés :
l’intérêt légitime poursuivi par COPRO, en tant qu’organisme de certification et organisateur obligatoire de la formation, est d’informer les experts en amiante de leurs obligations en matière de formation continue afin d’ainsi éviter des sanctions. Nous pensons que notre intérêt n’est pas en contradiction avec votre intérêt en tant qu’expert en inventaire amiante, car il est également dans votre intérêt d’être informé en matière de formations obligatoires. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez nous le faire savoir (voir titres 6 et 8).
c) Pour le traitement des données personnelles des visiteurs du site Internet demandant une réception par lot, des personnes de contact du lieu de vérification et du chantier et (des personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur, du bureau d’études et de l’autorité adjudicatrice ou de surveillance :
- La nécessité d’exécution de l’accord en ce qui concerne la réception par lot demandée, et/ou
- notre intérêt légitime à effectuer la réception par lot et à communiquer avec les personnes concernées à ce sujet. Compte tenu de l’utilisation limitée de vos coordonnées, nous pensons que votre intérêt ou vos droits fondamentaux en matière de vie privée ne l’emportent pas sur l’intérêt susmentionné. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez nous le faire savoir (voir titres 6 et 8).
d) Pour le traitement des données personnelles des visiteurs du site Internet demandant un contrôle renforcé de la production, des personnes de contact du chantier et (des personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur et du bureau d’études :
- La nécessité d’exécution de l’accord en ce qui concerne le contrôle renforcé de la production, et/ou
- notre intérêt légitime à organiser la réalisation de nos services et à communiquer entre nous à ce sujet. Compte tenu de votre initiative de nous contacter et de l’utilisation limitée de vos coordonnées, nous pensons que votre intérêt ou vos droits fondamentaux en matière de vie privée ne l’emportent pas sur l’intérêt susmentionné. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez nous le faire savoir (voir titres 6 et 8).
e) Dans les cas susmentionnés (a à c inclus), nous pouvons également traiter vos données personnelles à des fins légales, c’est-à-dire dans le cadre de nos obligations légales, comptables ou fiscales. La base juridique du traitement se trouve dans la législation correspondante.
f) Pour le traitement des données personnelles des visiteurs du site Internet qui ont rempli le formulaire (« Contact » ; « Traitement des plaintes » ; « Recours ») :
- la nécessité, pour des raisons d’intérêt légitime, de répondre à la demande présentée par le visiteur via ce formulaire.
g) Pour le traitement des données personnelles des utilisateurs du portail MyCOPRO et des visiteurs du site Internet à des fins de marketing direct :
- la nécessité, aux fins de l’intérêt légitime, de (i) répondre à la demande de recevoir la lettre d’information en vous l’envoyant et (ii) de fournir une expérience meilleure et personnalisée et d’optimiser le message et la gamme de services, y compris l’organisation des événements. Compte tenu de votre initiative de nous contacter et de l’utilisation limitée de vos coordonnées, nous pensons que votre intérêt ou vos droits fondamentaux en matière de vie privée ne l’emportent pas sur l’intérêt susmentionné. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez nous le faire savoir (voir titres 6 et 8). En outre, chaque lettre d’information et/ou invitation à un événement contient un lien qui vous permet de vous désabonner de la liste des destinataires.
h) Pour le traitement des données personnelles (de la personne de contact) du donneur d’ordre, de l’entrepreneur, du centre de stockage provisoire :
- La nécessite d’exécution de l’accord avec le donneur d’ordre, l’entrepreneur, le centre de stockage provisoire, et/ou
- l’intérêt légitime poursuivi par nous et par le donneur d’ordre, l’entrepreneur, le centre de stockage provisoire pour organiser l’exécution de nos services et communiquer entre nous à ce sujet. Compte tenu de l’utilisation limitée de vos coordonnées, nous pensons que votre intérêt ou vos droits fondamentaux en matière de vie privée ne l’emportent pas sur l’intérêt susmentionné. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez nous le faire savoir (voir titres 6 et 8).
3. Les données personnelles traitées
Pour les (personnes de contact des) demandeurs d’un certificat et les détenteurs de certificats (à l’exception des experts en inventaire amiante certifiés) :
Données personnelles :
- nom et prénom ;
- numéro de téléphone ;
- adresse e-mail ;
- statut au sein de l’organisation ;
- langue ;
- le cas échéant, informations sur l’interaction que la personne a avec COPRO par le biais du site Internet, du portail MyCOPRO, des services liés à MyCOPRO d’e-mails, etc.
Données sur les entreprises :
- nom ;
- forme juridique ;
- adresse ;
- numéro de téléphone ;
- numéro de TVA ;
- numéro de compte.
Pour les (personnes de contact des) donneurs d’ordre, entrepreneurs, centres de stockage provisoire :
Données personnelles :
- nom et prénom ;
- numéro de téléphone ;
- adresse e-mail ;
- statut au sein de l’organisation ;
- langue ;
- le cas échéant, informations sur l’interaction que la personne a avec COPRO par le biais du site Internet, du portail MyCOPRO, des services liés à MyCOPRO, d’e-mails, etc.
Données sur les entreprises :
- nom
Pour les demandeurs d’un certificat en tant qu’expert en inventaire amiante et les experts en inventaire amiante certifiés :
Données personnelles :
- prénom et nom ;
- ID personnel OVAM ;
- adresse ;
- numéro de téléphone ;
- adresse e-mail ;
- information sur les connaissances de base en matière d’amiante ;
- information sur la formation obligatoire en matière d’inventaire amiante (choix du centre de formation ; date de début de la formation) ;
- numéro du certificat personnel ;
- attestation formation en expert amiante ;
- attestation d’examen (IBEX) ;
- attestation recyclage obligatoire ;
- attestation formation/déclaration sur l’honneur/C.V .
Données sur les entreprises :
- nom ;
- forme juridique ;
- adresse ;
- numéro d’entreprise ;
- numéro de compte ;
- certificat de processus ;
- système interne de gestion de la qualité ;
- attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle.
Pour les visiteurs du site Internet demandant une réception par lot, les personnes de contact du lieu de vérification et du chantier et (les personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur, du bureau d’études et de l’autorité adjudicatrice ou de surveillance et
Pour les visiteurs du site Internet demandant un contrôle renforcé de la production, les personnes de contact du chantier et (les personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur et du bureau d’études :
(i) demandeur :
Données personnelles :
- nom et prénom ;
- statut au sein de l’organisation ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone.
Données sur les entreprises :
- nom ;
- forme juridique ;
- adresse ;
- numéro de téléphone ;
- numéro de TVA ;
- numéro de compte.
(ii) personne de contact du lieu de vérification et du chantier et (les personnes de contact) du producteur, du maître d’ouvrage, de l’entrepreneur, du bureau d’études et de l’autorité adjudicatrice ou de surveillance :
Données personnelles :
- nom et prénom ;
- statut au sein de l’organisation ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone.
Données sur les entreprises :
- nom ;
- forme juridique ;
- adresse ;
- numéro de téléphone.
Pour les visiteurs du site Internet qui remplissent le formulaire :
- nom et prénom ;
- nom d’entreprise ;
- fonction ;
- numéro de téléphone ;
- adresse e-mail ;
- question et réponse à la question.
Pour les utilisateurs du portail MyCOPRO et les visiteurs du site Internet qui s’abonnent à la lettre d’information de COPRO :
- nom et prénom ;
- adresse e-mail ;
- langue ;
- choix de la lettre d’information à recevoir ;
- participation éventuelle à des événements.
En plus, à la lecture de la lettre d’information :
- appareil ou programme utilisé ;
- articles et/ou pages que la personne consulte ou lit ;
- temps, fréquence et durée d’utilisation ;
- données de localisation (approximatives) ;
- adresse IP.
4. Durée du traitement et conservation des données
a) Pour (i) les (personnes de contact des) demandeurs d’un certificat et les titulaires de certificats, (ii) les (personnes de contact des) clients, entrepreneurs, lieux de stockage temporaire, (iii) les visiteurs du site Internet demandant une réception par lot, les personnes de contact du lieu de vérification et du chantier et le(s personnes de contact du) producteur, maître d’ouvrage, entrepreneur, bureau d’études, autorité adjudicatrice et de surveillance et pour (iv) les visiteurs du site Internet demandant un contrôle renforcé de la production, les personnes de contact du chantier et le(s personnes de contact du) producteur, maître d’ouvrage, entrepreneur et bureau d’études :
Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la fourniture de nos services, ou aussi longtemps que nécessaire pour respecter les exigences légales (y compris dans le domaine de la comptabilité).
b) Pour les visiteurs du site Internet qui remplissent le formulaire :
Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour traiter votre demande et y donner suite. Par la suite, les données ne seront pas conservées (sauf si cela s’avère approprié dans le cadre d’un autre traitement à d’autres fins, comme indiqué dans la présente politique de confidentialité).
c) Pour les utilisateurs du portail MyCOPRO et les visiteurs du site Internet qui s’abonnent à la lettre d’information de COPRO :
Nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que vous ne vous serez pas désinscrit de la lettre d’information. Par la suite, les données ne seront pas conservées (sauf si cela s’avère approprié dans le cadre d’un autre traitement à d’autres fins, comme indiqué dans la présente politique de confidentialité). Les données personnelles relatives aux événements seront conservées pendant une période maximale de 1 an après l’événement.
5. Destinataires et transmission
Si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des objectifs, nous communiquerons vos données personnelles à des tiers :
a) Nous rendons certaines de nos bases de données accessibles à des tiers qui nous aident à fournir nos services, par exemple des fournisseurs externes de services informatiques et d’hébergement. Ce faisant, ils agissent en tant que transformateurs en notre nom. Le transfert de vos données n’a lieu qu’aux fins pour lesquelles COPRO traite vos données elle-même et se limite aux données dont les tiers ont besoin pour accomplir leur tâche en notre nom. COPRO veille, tout comme nous, à ce que vos données soient gérées de manière sûre, respectueuse et attentive, et fournit à cet effet des garanties contractuelles adéquates ;
b) Les coordonnées du gestionnaire ou de l’utilisateur invité de MyCOPRO qui a rempli une fiche technique d’un produit certifié sont publiées sur cette fiche technique.
Ces fiches techniques, et donc les coordonnées qui y sont mentionnées, peuvent être consultées par des tiers comme suit :
- via le site Internet de COPRO, par tout visiteur ;
- via un système central externe non géré par COPRO.
Ainsi, COPRO distribue des fiches techniques dans l’intérêt des titulaires de certificats.
Le transfert des données personnelles susmentionnées est une conséquence nécessaire de la qualité du gestionnaire ou d’utilisateur invité. Si la personne de contact concernée du titulaire de certificat s’oppose à ce transfert, elle ne peut conserver la qualité de gestionnaire ou d’utilisateur invité. Le titulaire de certificat doit alors proposer une autre personne de contact pour les fiches techniques en question.
c) Les coordonnées (de la personne de contact) du donneur d’ordre, de l’entrepreneur, du centre de stockage provisoire de MyCOPRO - DIGITAR ayant rempli une attestation d’évacuation d’enrobés goudronneux pour nettoyage thermique sont publiées sur la fiche du projet et sur l’attestation correspondante.
Cette attestation, et donc les coordonnées qui y sont mentionnées, peuvent être consultées par des tiers comme suit :
- via le portail MyCOPRO - DIGITAR ;
- via la distribution, par un utilisateur ayant accès portail MyCOPRO - DIGITAR, à l’aide d’un système central externe non géré par COPRO.
Ainsi, COPRO distribue des attestations dans l’intérêt des donneurs d’ordre, des entrepreneurs et des centres de stockage provisoire.
Le transfert des données personnelles susmentionnées est une conséquence nécessaire de la qualité (de la personne de contact) du donneur d’ordre, de l’entrepreneur et du centre de stockage provisoire. Si la personne de contact concernée s’oppose à ce transfert, elle ne peut conserver la qualité (de la personne de contact) du donneur d’ordre ou d’entrepreneur ou de centre de stockage provisoire. Il convient alors de proposer une autre personne de contact pour le projet et l’attestation.
En ce qui concerne les experts en inventaire amiante certifiés, COPRO partage également une partie des données personnelles avec les centres de formation reconnus pour les experts en inventaire amiante avec lesquels COPRO collabore. Ces centres de formation peuvent utiliser les données à caractère personnel pour vous contacter dans le cadre d’une formation continue obligatoire.
Dans ce cas, les données à caractère personnel suivantes sont transmises :
- nom et prénom ;
- numéro du certificat personnel ;
- adresse e-mail mentionnée sur le certificat de processus ;
- ID-OVAM et votre région d’activités.
6. Vos droits en matière de traitement des données
Vous disposez d’un certain nombre de droits légaux en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles par COPRO :
- Vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles et de les faire corriger.
- Vous pouvez demander à COPRO de supprimer vos données personnelles ou de limiter leur traitement.
- Si le traitement est basé sur la base juridique d’un intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement.
- Dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.
- Vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et à les transmettre à un autre responsable du traitement.
Nous traiterons votre demande et vous répondrons au plus tard dans le mois suivant sa réception. Si, pour une raison quelconque, nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre demande, nous vous en informerons. Si nous ne sommes pas en mesure de vous identifier avec certitude, nous pouvons vous demander de fournir une preuve de votre identité comme condition préalable à l’exécution de votre demande.
7. Sécurité et données personnelles
COPRO fait tout ce qui est en son pouvoir pour protéger les données personnelles et la vie privée. Les employés de COPRO sont formés pour traiter correctement les données confidentielles et sont liés par une obligation contractuelle de confidentialité.
En outre, toutes sortes de mesures techniques sont utilisées pour protéger vos données personnelles contre l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée et la perte ou le vol de vos données.
En cas de fuite de données ayant des conséquences négatives sur vos données personnelles, vous en serez informé personnellement dans les circonstances prévues par la loi.
8. Contact COPRO concernant les données personnelles
- Si vous souhaitez exercer un droit en vertu du titre 6, veuillez nous contacter à notre adresse e-mail pour la protection de la vie privée : privacy@copro.eu ;
- Si vous souhaitez uniquement vous désabonner d’une lettre d’information, vous pouvez également cliquer sur le lien de désabonnement dans la lettre d’information ;
- Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant notre politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous ne devez pas hésiter à nous contacter par e-mail (privacy@copro.eu) ;
- Si vous avez des plaintes concernant la manière dont COPRO traite vos données personnelles, vous pouvez également soumettre une plainte à l’Autorité de surveillance :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
https://www.autoriteprotectiondonnees.be
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact