Depuis peu, souffle un vent nouveau sur les bâtiments de COPRO.
Dorien Desmet nous a guidé en tant que project manager à travers un processus durable vers un nouveau mode de travail où la cohésion, le partage des connaissances et le bien-être sont au centre des préoccupations. Elle parle de cette approche, des défis et du résultat final, qui la réjouit .
Modèle de travail hybride comme point de départ
Imaginez l'époque d'avant la pandémie : la plupart des employés de COPRO étant inspecteurs, la semaine de travail type se composait de 4 jours sur le terrain pour des contrôles et 1 journée au bureau dédiée aux tâches administratives. Chacun membre disposait de son propre espace de travail, bureau, au sein de son équipe. "Cette organisation du travail laissait de nombreux bureaux vacants et les employés travaillaient isolément des uns des autres. Non seulement cela ne favorisait pas la cohésion de groupe, mais cela entraînait également des dépenses inutiles en termes de chauffage de locaux inoccupés", détaille Dorien Desmet.
Partant du constat qu'une nouvelle approche était nécessaire, et ayant déjà mis en place un modèle hybride avec une journée de télétravail par semaine, COPRO s'est fait accompagner par un partenaire externe Aremis, spécialisé dans la conception de lieux de travail "intelligents". "Nous avons constitué un groupe de travail dont l'objectif central était d'optimiser l'espace de bureau et de l'adapter aux besoins du travailleur moderne. Il est à noter qu'un psychologue a également participé au projet. Ceci à la fois pour veiller au bien-être des employés et pour mieux les impliquer dans le processus", poursuit la Certification manager.
Ce groupe de travail a constaté que le modèle traditionnel reposant sur un fonctionnement en départements séparés disposant de leurs propres bureaux individuels ne satisfaisait plus aux besoins d'un environnement de travail dynamique et collaboratif. COPRO a donc rapidement décidé d’encourager ses employés à choisir leur espace de travail indépendamment des équipes auxquelles ils appartenaient, facilitant de la sorte une meilleure connaissance mutuelle et un apprentissage partagé, ce qui a bénéficié à la cohésion sociale de l'entreprise.
De la cafétéria à l'espace de rencontre
COPRO a conçu un environnement de travail axé sur l'échange, la collaboration et la durabilité. Dans cette optique, une phase expérimentale a été lancée : fermeture de certains bureaux, introduction de postes de travail modulables et de salles silencieuses , les « silent rooms ». "Cette phase expérimentale fut assez stressante pour moi. Quelles seraient les premières réactions, quels retours allions-nous recevoir, les employés adhéreraient-ils à l'idée...? Des questions qui me préoccupaient, mais qui se sont avérées infondées par la suite. L'équipe de COPRO a répondu avec enthousiasme, offrant des retours positifs et constructifs, ce dont je suis très reconnaissante, " ajoute Dorien.
La transition vers cette nouvelle approche de travail a naturellement entraîné des modifications pratiques au sein des bureaux. Des bureaux ergonomiques réglables en hauteur ont été introduits et la "silent room" a été maintenue après la période d’essai pour les tâches nécessitant de la concentration. Des cabines individuelles fermées ont aussi été installées afin de permettre de passer des appels téléphoniques sans déranger les collègues.
Et la cerise sur le gâteau? C'est la cafétéria. C'est là que la vision de COPRO sur le nouvel espace de travail prend tout son sens. Elle s’est transformée en un lieu de rencontre où les couleurs et les matériaux chaleureux créent une atmosphère conviviale et détendue. En même temps, cet espace est parfait pour des réunions informelles entre collègues. Les meilleures idées ne naissent pas nécessairement autour d'une table de réunion statique....
Priorité à la durabilité avec la charte du VOKA et Brothers for Solidarity
COPRO et la durabilité sont indissociables, une conviction profondément ancrée dans l'entreprise et mise en œuvre dans ce projet. Dans le cadre de la Charte du VOKA pour l'Entrepreneuriat Durable, une analyse énergétique a été effectuée pour explorer les moyens de réduire la consommation d'électricité et de gaz, aboutissant à l’installation de stores pare-soleil. Le jardin a également été réaménagé avec des plantes indigènes afin d’encourager la biodiversité, transformant les repas en extérieur entre collègues en moments de détente privilégiés.
Mais que faire des anciens équipements de bureau ? "Pour la nouvelle configuration, nous avons réutilisé des meubles anciens et acquis du matériel d'occasion, comme les cabines téléphoniques, les poufs et les tables. Les employés ont racheté les anciennes armoires, chaises de bureau et autres équipements de bureau devenus obsolètes pour le nouveau concept. Nous sommes également extrêmement fiers d'avoir ainsi réuni 2 000 € pour l'association caritative 'Brothers for Solidarity'. Un chèque que nous sommes ravis de remettre !", explique enthousiaste, la responsable de projet.
Dorien Desmet exprime sa satisfaction quant à cette transformation. " La vue du résultat final me rend heureuse. Avec cet espace de bureau revitalisé qui favorise la flexibilité, la durabilité et la collaboration, COPRO est armé pour faire face aux défis de l'avenir. Je suis également infiniment reconnaissante envers tous mes collègues pour leur compréhension et leurs précieux retours tout au long du processus."
Félicitations, Dorien, pour ce beau projet !
