Sinds kort waait er een frisse wind door de COPRO gebouwen. Dorien Desmet loodste ons als projectverantwoordelijke doorheen een duurzaam proces richting New Way of Working waar samenhang, kennisdeling en welzijn centraal staan. Zij geeft tekst en uitleg over de aanpak, de uitdagingen en het eindresultaat waarvan haar ogen gaan fonkelen.
Hybride werkmodel als insteek
Beeld je het tijdperk vóór de COVID pandemie even in. Het merendeel van de medewerkers bij COPRO is inspecteur, dus de werkweek bestaat uit 4 dagen onderweg zijn voor controles en 1 dag op kantoor voor administratie. Elk had een eigen bureau, binnen het eigen team. “Door deze manier van werken stonden vele bureaus leeg en werkten de medewerkers als het ware op een eiland. Dit was niet bevorderlijk voor het groepsgevoel en zorgde ook voor onnodige onkosten zoals het verwarmen van grotendeels leegstaande ruimtes,” zo Dorien Desmet.
Vanuit het inzicht dat een nieuwe aanpak nodig was - en met intussen reeds een hybride model met een dag telewerk per week - liet COPRO zich begeleiden door de externe partner Aremis, gespecialiseerd in het vormgeven van ‘slimme’ werkplekken. “We richtten een werkgroep op waarin centraal stond hoe we de kantoorruimte konden optimaliseren en aanpassen aan de behoeften van de moderne werknemer. Opmerkelijk was dat in de werkgroep ook een psycholoog mee aan de slag ging. Vanuit het welzijnsaspect én om de verschillende medewerkers mee te krijgen in het traject,” vervolgt de Certification Manager.
Deze werkgroep stelde vast dat het traditionele model van aparte afdelingen met eigen bureaus niet langer voldeed aan de behoeften van een dynamische en co-creërende werkomgeving. COPRO was dan ook snel overtuigd om medewerkers meer teamoverschrijdend hun werkplaats op kantoor te laten kiezen, waardoor ze elkaar beter konden leren kennen en van elkaar konden leren, wat de sociale cohesie binnen het bedrijf ten goede kwam.
Van cafetaria tot ontmoetingsplek
COPRO stelde een werkplek voorop waar ontmoeting, kennisdeling en duurzaamheid centraal staan. Vanuit deze optiek werd een testfase ingezet: enkele kantoren werden afgesloten, flexibele werkplekken en silent rooms werden geïntroduceerd. “Deze testfase voelde voor mij best spannend aan. Welke zouden de eerste reacties zijn, welke feedback zou er komen, zijn de medewerkers mee in het verhaal… Vragen die me toch wel wakker hielden, maar die achteraf overbodig bleken te zijn. Het COPRO team reageerde echt wel met positieve en opbouwende feedback, waarvoor dank,” vertelt Dorien Desmet.
De transitie naar een nieuwe manier van werken ging uiteraard gepaard met een aantal praktische veranderingen in de kantoren zelf. Er werden ergonomische zit/sta bureaus geïntroduceerd en de "silent room" bleef na de testfase behouden voor concentratiewerk. Afgesloten cabines zorgen er dan weer voor dat er apart kan worden getelefoneerd zonder de collega’s te storen.
Het uiteindelijke paradepaardje van het bedrijf? Dat is de cafetaria geworden. Op deze plaats valt de visie van COPRO op de nieuwe werkomgeving dan ook als puzzelstukjes in elkaar. Het is een ontmoetingsplek geworden waar kleuren en warme materialen gezelligheid en ontspanning brengen. Tegelijkertijd leent deze ruimte zich perfect tot korte meetings onder collega’s. De beste ideeën ontspruiten namelijk niet per sé aan een statische vergadertafel…
Duurzaamheid voorop met het VOKA Charter en Brothers for Solidarity
COPRO en duurzaamheid gaan hand in hand, een lijn die het bedrijf ook voor dit project doortrekt. Binnen het VOKA Charter Duurzaam Ondernemen werd een energiescan uitgevoerd om na te gaan hoe het elektriciteits- en gasverbruik kan worden verlaagd, de zonwerende screens zijn hiervan het resultaat. Ook werd de tuin heraangelegd met inheemse plantensoorten ter bevordering van biodiversiteit. Zo wordt buiten lunchen onder collega’s een plezier.
Maar wat nu met die oude kantoormaterialen? “Voor de nieuwe inrichting hebben we oud meubilair hergebruikt en tweedehands materiaal aangekocht, bijvoorbeeld de telefooncabines, poefjes en tafels. De medewerkers kochten oude kasten, bureaustoelen en ander kantoormateriaal die niet langer binnen het concept pasten. We zijn heel fier dat we hiermee 2.000€ verzamelden voor het goede doel ‘Brothers for Solidarity’. Een cheque die we maar al te graag overhandigen!” vertelt de projectverantwoordelijke enthousiast.
Dorien Desmet blikt tevreden terug op de transformatie. “Ik voel blijdschap bij het zien van het eindresultaat. Met deze vernieuwde kantooromgeving die flexibiliteit, duurzaamheid en samenwerking bevordert, staat COPRO klaar voor de uitdagingen van de toekomst. Tegelijkertijd ben ik alle collega’s enorm dankbaar voor hun begrip en waardevolle feedback doorheen het traject.”
Een dikke proficiat, Dorien, met dit mooie project!
