Versie geldig van 1/5/2021 tem 30/09/2021.

Doel

COPRO richt onpartijdige adviesraden op voor het algemeen technisch beheer van de certificatie in de verschillende domeinen waarin die wordt georganiseerd. Daartoe richt COPRO een schrijven aan alle gekende belanghebbende organisaties, die in het betreffende domein representatief zijn voor de hieronder vermelde groepen. Daarin wordt hen gevraagd, hun vertegenwoordigers af te vaardigen, om zitting te hebben in de betreffende adviesraad.

Taken

Een adviesraad geeft advies aan de certificatie-instelling over de wetenschappelijke en technische werkingsprincipes op basis van de geldende normen, reglementen en overeen­komsten.

De algemene technische aangelegenheden die behoren tot het beheer van de certificatie, worden door een adviesraad behandeld.

In het kader van de materiële proportionaliteit moet steeds goed gemotiveerd worden waarom een adviesraad bepaalde eisen opneemt in de certificatiedocumenten.

In het bijzonder behoren tot de bevoegdheid van een adviesraad:

  • de behandeling van alle algemene technische onderwerpen die hen worden voorgelegd,
  • het ontwerpen van referentiedocumenten in het kader van de certificatie,
  • het ontwerpen van reglementen in het kader van de certificatie,
  • vastleggen welke overgangstermijn van toepassing is bij het van toepassing stellen van gewijzigde referentiedocumenten en reglementen,
  • het ter bekrachtiging voorleggen van die documenten aan het bestuursorgaan.

Bij documenten die door het bestuursorgaan niet bekrachtigd worden, moet de reden van weigering doorgegeven worden aan de adviesraad. Deze laatste bekijkt deze redenen, bespreekt en past het document eventueel aan. Het document kan vanaf dan van toepassing gesteld worden.

Samenstelling

De onpartijdigheid van iedere adviesraad wordt gewaarborgd doordat hij is samengesteld uit vertegenwoordigers van de volgende vier groepen, respectievelijk beschikkend over de volgende stemmenpercentages:

  • de openbare instellingen: 30 %,
  • de gebruikers: 30 %,
  • de producenten: 30 %,
  • de experten: onderzoeks-, normerende, certificerende en keurende instellingen: 10 %.

Deze principiële samenstelling geldt alleen voor producten waarvan de gebruikers en de producenten niet tot dezelfde groep behoren.

In het andere geval is de verdeling:

  • de openbare instellingen: 40 %,
  • de gebruikers / producenten: 40 %,
  • de experten: onderzoeks-, normerende, certificerende en keurende instellingen: 20 %.

Lidmaatschap

Het lidmaatschap van een adviesraad is nominatief, evenals dat van de plaatsver­vanger.

Enkel de geregistreerde vertegenwoordigers (= effectieve leden en/of hun plaatsvervangers) en de eventueel door de adviesraad uitgenodigde deskundigen mogen deelnemen.

Het lidmaatschap eindigt op de volgende wijze:

  • door de indiening van ontslag aan COPRO door de afgevaardigde zelf of door de rechtspersoon waarvoor hij werkzaam is,
  • door een feitelijk ontslag ingevolge overlijden of blijvende onbeschikbaarheid van de afgevaardigde zelf of door faillissement of staking van activiteit van de rechts­persoon waarvoor hij werkzaam is,
  • door de uitsluiting door COPRO omwille van een gegronde reden, waarbij nochtans aan de betrokkene eerst de gelegenheid wordt gegeven zich schriftelijk en eventueel ook mondeling te verantwoorden, na hiertoe door COPRO te zijn uitgenodigd in een met redenen omkleed aangetekend schrijven.

Iedere adviesraad wordt voorgezeten door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter, allebei voor een periode van drie jaar bij stemming verkozen onder de leden van de adviesraad. Indien beide afwezig zijn zit het secretariaat de adviesraad voor.

De leden van een adviesraad oefenen een onbezoldigd mandaat uit en laden uit hoofde van de maatschappelijke verbintenissen van COPRO geen enkele persoonlijke verplichting op zich.

COPRO is gerechtigd het maximum aantal vertegenwoordigers per groep vast te leggen.

Een adviesraad mag zich laten bijstaan door deskundigen, die niet stemgerechtigd zijn.

Voor COPRO neemt minstens de Certification of Unit Manager deel aan de vergaderingen van de adviesraad.

Alle deelnemers worden geregistreerd, ofwel via de aanwezigheidslijst, ofwel via de elektronische aanwezigheid in de applicatie voor de digitale vergadering. Door zijn/haar aanwezigheid verklaart de vertegenwoordiger zich akkoord met deze procedure.

COPRO voorziet de mogelijkheid dat vertegenwoordigers van de adviesraad niet enkel fysiek kunnen deelnemen aan een vergadering, maar ook digitaal.

Frequentie

Een adviesraad vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of door ten minste twee leden van de adviesraad of door het secretariaat, of vergadert op de door de adviesraad zelf vastgelegde datum. Bij adviesraden die niet frequent plaatsvinden moet minstens 1 maal om de 2 jaar bij alle leden afgetoetst worden of een vergadering gewenst is.

Stemverdeling

Een adviesraad kan slechts geldig beraadslagen indien minstens drie groepen vertegen­woordigd zijn.

De beslissingen van de adviesraad worden genomen bij consensus. Indien dit niet mogelijk is worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

De stemverdeling is standaard als volgt:

  • Elke groep brengt slechts 1 stem uit, ter waarde van 40, 30, 20 of 10 %, naargelang het geval.
  • Bij staking van de stemmen binnen 1 groep onthoudt de groep zich (indien vb. de producenten zich onthouden, dan zullen de andere groepen een stem uitbrengen t.o.v. 70 % i.p.v. 100 %).

Agenda

De uitnodigingen tot de vergaderingen worden, eventueel samen met de agenda, verstuurd naar de leden van de adviesraad ten minste tien kalenderdagen vóór de datum van de vergadering, tenzij bij hoogdringendheid of tenzij de datum is vastgelegd in een vorige vergadering.

Alle documenten die aan de adviesraad ter goedkeuring dienen voorgelegd te worden, vormen een vast onderwerp van de agenda van de vergaderingen.

Verslaggeving

COPRO neemt het secretariaat van de adviesraden waar.

Binnen de twintig werkdagen na de datum van een vergadering, wordt het verslag van die vergadering aan alle leden verstuurd. Indien binnen de 10 werkdagen geen opmerkingen op het verslag worden gegeven, wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd.

De leden van de adviesraad kunnen ook per rondschrijven (e-mail) worden geconsulteerd. Indien een goedkeuring is vereist gebeurt dit analoog als tijdens een vergadering met dien verstande dat leden die niet reageren, worden verondersteld akkoord te gaan met het voorgelegde voorstel. Het rondschrijven wordt in die zin opgesteld. Binnen de twintig werkdagen na het afsluiten van de consultatie, wordt het verslag van de consultatie aan alle leden verstuurd. De CEO brengt bij het bestuursorgaan verslag uit over de werkzaamheden van de advies­raden.

Privacy

Wanneer alle leden zich akkoord verklaren, kan de vergadering (beeld en geluid) worden opgenomen. De leden worden in dat geval verwittigd voor het starten van de opname. De beeld- en geluidsopname wordt gedurende maximaal 3 maanden opgeslagen door COPRO en wordt enkel gebruikt door de verslaggever om het verslag op te maken. Alle leden van adviesraad verbinden zich ertoe deze beeld- of geluidsopname in geen enkel geval intern of extern te verspreiden.

Deze procedure is beschikbaar op de website van COPRO; er wordt naar verwezen in de dagorde voor de vergadering.